Backup av Microsoft 365 – beskyttelse av e-post, filer og Teams

Hva ville skjedd om all e-post, alle Teams-samtaler og alle dokumenter i bedriften din forsvant i morgen?

De fleste bedrifter bruker Microsoft 365 og stoler på at Microsoft tar vare på dataene. Det gjør de ikke. Microsoft drifter systemene — men ansvaret for selve dataene er ditt.

Her forklarer vi hva det betyr i praksis, og hvordan Zalt sørger for at bedriftens data alltid er sikret.

Hvorfor tar ikke Microsoft backup?

Microsoft har ansvar for å drifte og beskytte infrastrukturen – altså serverne og systemene som Microsoft 365 kjører på. Det kalles «Shared Responsibility Model».

Men innholdet i dataene dine er ditt ansvar.

Microsoft sier det selv i sine avtalevilkår:

«Vi tar ikke ansvar for tap av data som følge av sletting, korrupsjon eller utilsiktet endring av innhold.»

Det betyr:

• Hvis du sletter en e-post, er den borte etter en viss tid
• Hvis en ansatt sletter en SharePoint-side, kan den være umulig å få tilbake
• Hvis en hacker får tilgang og sletter Teams-data, er de borte for godt

Microsoft har verken plikt eller løfte om å gjenopprette dataene dine. Du må sørge for det selv.

Hva skjer med slettede filer i Microsoft 365?

Microsoft 365 har innebygde funksjoner for gjenoppretting – men de er tidsbegrenset og begrenset i omfang.

Papirkurven i Exchange (e-post)

Slettede e-poster ligger i «Slettede elementer» i 30 dager. Deretter kan de flyttes til «Gjenopprettbare elementer» (standard: 14 dager ekstra).

Etter det? Borte for alltid.

Papirkurven i OneDrive og SharePoint

Filer ligger i papirkurven i 93 dager (kan variere avhengig av oppsett). Deretter slettes de permanent.

Teams

Slettede meldinger, filer og kanaler følger reglene for SharePoint og Exchange. Hvis noe først er slettet fra papirkurven, er det umulig å få tilbake uten ekstern backup.

Hva hvis en ansatt blir hacket?

Hvis en angripere får tilgang til en brukers konto og sletter alt – e-post, filer, Teams-samtaler – kan Microsoft ikke hjelpe deg å få det tilbake.

Uten backup er dataene tapt for godt.

Hva sikkerhetskopiererer Zalt?

Med Zalt som leverandør blir alle viktige Microsoft 365-data automatisk sikkerhetskopiert. Det inkluderer:

Exchange Online

• E-post
• Kalender
• Kontakter
• Oppgaver
• Notater

OneDrive for Business

• Alle filer og mapper
• Delte filer
• Synkroniserte dokumenter

SharePoint Online

• Dokumentbiblioteker
• Lister
• Metadata og tillatelser
• Sideinnhold

Microsoft Teams

• Meldinger i kanaler (inkludert private kanaler)
• 1-til-1-chatter
• Filer delt i Teams (lagret i SharePoint)
• Metadata og struktur

Microsoft 365 Groups

• Gruppens postboks
• Filer i gruppebiblioteket
• Kalender og metadata

Planner

• Oppgaver
• Tavler
• Metadata

Entra ID (Azure AD)

• Brukere og grupper
• Roller og tillatelser
• Sikkerhetsinnstillinger

Alt dette sikkerhetskopiereres automatisk, uten at du trenger å tenke på det.

Hvordan fungerer backup av Microsoft 365?

Zalt sin backup av Microsoft 365 er automatisk, kontinuerlig og fleksibel.

Automatisk oppdagelse

Nye brukere, SharePoint-nettsteder og Teams legges automatisk til i backupen. Du trenger ikke å konfigurere noe – det bare fungerer.

Ubegrenset versjonering

Hvert dokument, hver e-post og hver fil sikkerhetskopiereres med full versjonshistorikk. Det betyr at du kan gå tilbake til hvilken som helst versjon av en fil – selv fra flere måneder eller år tilbake.

Punkt-i-tid gjenoppretting

Trenger du å gjenopprette alt som det så ut akkurat kl. 14:30 den 3. januar? Det går fint. Du kan velge nøyaktig tidspunkt for gjenoppretting.

Fulltekstsøk

Trenger du å finne en gammel e-post fra en kunde, men husker ikke nøyaktig når den kom? Med fulltekstsøk kan du søke på tvers av alle versjoner av alle backuper. Finn nøyaktig det du trenger – raskt.

Kryptert og sikret

All backup er kryptert – både under overføring og lagring. Kun autoriserte personer hos Zalt kan gjenopprette data, og alt logges for sporbarhet.

Redundant lagring

Backupen lagres på flere geografiske lokasjoner. Selv om noe skulle skje med én dataserver, er dataene dine trygge.

Hvorfor er dette viktig for bedriften din?

Det er lett å tenke «dette skjer ikke oss». Men virkeligheten er annerledes.

Sannsynlige scenarioer

• En ansatt sletter ved et uhell en SharePoint-side med viktig informasjon
• Noen tømmer papirkurven i Outlook og innser etterpå at de trengte e-posten
• En tidligere ansatt sletter Teams-samtaler før de slutter
• En hacker får tilgang til en brukers konto og sletter alt
• Ransomware krypterer eller sletter filer i OneDrive og SharePoint

Uten backup kan dette føre til:

• Tap av viktige dokumenter og kontrakter
• Tapt arbeid og tid
• Tap av kundekorrespondanse og historikk
• Brudd på krav til dokumentasjon (f.eks. regnskapsloven)
• Økonomisk tap

Med backup fra Zalt:

• Du kan gjenopprette data raskt
• Ingenting er tapt for alltid
• Du slipper stress og frustrasjon
• Bedriften er beskyttet

Hva skiller Zalt sin backup fra andre?

Det finnes mange backup-løsninger for Microsoft 365. Men ikke alle er like gode.

Inkludert i pakken

Hos Zalt er Microsoft 365-backup inkludert i de fleste avtaler. Du trenger ikke betale ekstra, konfigurere noe eller tenke på det. Det bare fungerer.

Norsk support

Trenger du å gjenopprette noe? Ring eller send en e-post på norsk, så hjelper vi deg med en gang. Ingen chatbots, ingen lange ventetider.

Automatisk og vedlikeholdsfri

Vi sørger for at backupen alltid fungerer. Du trenger ikke oppdatere, overvåke eller konfigurere noe. Det er vår jobb.

Fleksibel gjenoppretting

Du kan gjenopprette alt fra én enkelt e-post til en hel brukers postboks. Du kan eksportere data i flere formater (f.eks. PST for Outlook). Du kan gjenopprette til samme bruker eller en annen konto.

Selvbetjening for brukere

Ansatte kan selv gjenopprette egne Exchange- og OneDrive-data – uten å måtte ringe support.

Hva skjer hvis du ikke har backup?

La oss si at bedriften din ikke har dedikert backup av Microsoft 365. Hva skjer da?

Eksempel 1: En viktig e-post slettes

En kunde sendte en e-post med en viktig avtale. Noen i bedriften slettet den ved et uhell for 40 dager siden. Papirkurven er tømt. Microsoft kan ikke hjelpe.

Uten backup: E-posten er tapt for alltid. Dere må be kunden sende den på nytt – hvis de fortsatt har den.

Med backup: Dere finner e-posten i backupen og gjenoppretter den på få minutter.

Eksempel 2: Ransomware-angrep

En ansatt klikker på en lenke i en falsk e-post. Ransomware sprer seg og krypterer alle filer i OneDrive og SharePoint. Tusenvis av filer er utilgjengelige.

Uten backup: Dere må enten betale løsepenger (ingen garanti for at dere får tilbake dataene) eller akseptere at alt er tapt.

Med backup: Dere gjenoppretter dataene fra backupen til tidspunktet rett før angrepet. Alt er tilbake som normalt innen få timer.

Eksempel 3: En ansatt slutter

En misfornøyd ansatt sletter Teams-samtaler, SharePoint-dokumenter og e-post før de slutter. Dere oppdager det først etter at papirkurven er tømt.

Uten backup: Viktig informasjon og arbeidshistorikk er borte for alltid.

Med backup: Dere gjenoppretter alt som var der før slettingen.

Er du sikker på at bedriften din har backup?

Mange bedrifter tror de har backup – men er ikke sikre. Her er noen spørsmål du kan stille deg selv:

• Vet du hvem som har ansvar for backup av Microsoft 365?
• Vet du hvor lenge slettede e-poster og filer lagres?
• Kan du gjenopprette en e-post fra for 6 måneder siden?
• Hva skjer hvis en ansatt sletter en SharePoint-side og tømmer papirkurven?
• Kan du gjenopprette Teams-samtaler som er slettet?

Hvis du ikke er helt sikker på svarene, er det på tide å sjekke.

Spør IT-leverandøren din:

• Har vi dedikert backup av Microsoft 365?
• Hva inkluderer den?
• Hvor lang tid tilbake kan vi gjenopprette data?

Hvis svaret er «nei» eller «vet ikke», har dere et problem.

Hva gjør jeg nå?

Hvis bedriften bruker Zalt allerede

Sjekk om Microsoft 365-backup er inkludert i avtalen din. I de fleste tilfeller er den det. Lurer du på noe? Kontakt oss på support@zalt.no eller ring 412 54 000.

Hvis bedriften ikke bruker Zalt ennå

Ta kontakt for en uforpliktende gjennomgang av bedriftens backup-situasjon. Vi viser deg nøyaktig hva som er beskyttet — og hva som ikke er det.

Oppsummering

• Microsoft tar ikke backup av dataene dine – det er ditt ansvar
• Papirkurven i Microsoft 365 er tidsbegrenset (30–93 dager)
• Uten backup kan slettede data være tapt for alltid
• Zalt sikkerhetskopiererer Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Groups, Planner og Entra ID
• Backup er automatisk, kryptert og inkludert i Zalt sine pakker
• Du kan gjenopprette alt fra én enkelt e-post til hele postbokser
• Med Zalt som leverandør er bedriftens Microsoft 365-data alltid sikret

Usikker på om bedriften din har backup av Microsoft 365? Kontakt Zalt — vi gir deg svaret på fem minutter.